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常用公文写作之其他常用应用文
  来源:  学校办公室        发布日期 2010-05-06        浏览数: 阅读次数:  
 

 

介绍信、申请书、工作计划、工作总结

一、介绍信 
介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。
介绍信通常有两种形式:
普通介绍信。用公文纸书写:
1)在公文纸正中的地方写介绍信三个字,字要比正文大些。
2)联系单位或个人的称呼。
3)被介绍人的姓名、身份、人数(派出人数较多,可写成“××××)。
4)接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上请接洽请予协助此致敬礼等语。
5)本单位名称和写信日期,加盖公章。
带存根的印刷介绍信有规定格式,使用只须填上有关内容。
1)存根部分简填,以便日后查考。
2)本文部分要填写详细些。
3)派人联系办理重要或保密事情,要注明被派人员的政治面貌、职务。
4)重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字,有的还要限制有效期。
5)除本文部分需加盖公章外,存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。
二、申请书
申请书是个人或集体向组织表达愿望,向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚,但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。
1)在申请书的第一行正中写申请书的名称。如:入党(团)申请书开业申请书等,字体较正文稍大。
2)写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。
3)写申请书的具体内容:
申请的事情或理由最好分段写,以便接受申请的一方把握要领。
申请的理由比较多,可以从几个方面、几个阶段谈认识。
4)结尾写表示敬意的话,如此致敬礼请领导批准等语,也可以不写。
5)最后写申请人姓名或申请单位名称(加盖公章)和写申请书的日期。
三、工作计划
工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确,用词造句必须准确,不能含糊。
工作计划的格式:
1)计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素,如“××团委2006年工作计划
2)计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求,工作的项目和指标,实施的步骤和措施等,也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
3)最后写订立计划的日期。
工作计划的内容。一般地讲,包括:
1)情况分析(制定计划的根据)。制定计划前,要分析研究工作现状,充分了解下一步工作是在什么基础上进行的,是依据什么来制定这个计划的。
2)工作任务和要求(做什么)。根据需要与可能,规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
3)工作的方法、步骤和措施(怎样做)。在明确了工作任务以后,还需要根据主客观条件,确定工作的方法和步骤,采取必要的措施,以保证工作任务的完成。
四、工作总结  
总结,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,进行一次具体的总分析、总研究;也就是看看取得了哪些成绩,存在哪些缺点和不足,有什么经验等。
1)总结必须有情况的概述和叙述,有的比较简单,有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
2)成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。成绩有哪些,有多大,表现在哪些方面,是怎样取得的;缺点有多少,表现在哪些方面,是什么性质的,怎样产生的,都应讲清楚。
3)经验和教训。做过一件事,总会有经验和教训。为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。
4)今后的打算。根据今后的工作任务和要求,吸取前一时期工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。
写好总结需要注意的问题
1)总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式,听取各方面的意见,了解有关情况,或者把总结的想法、意图提出来,同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点,到群众中找事实的写法。
2)一定要实事求是,成绩不夸大,缺点不缩小,更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。
3)条理要清楚。总结是写给人看的,条理不清,人们就看不下去,即使看了也不知其所以然,这样就达不到总结的目的。
4)要剪裁得体,详略适宜。材料有本质的,有现象的;有重要的,有次要的,写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分,该详的要详,该略的要略。
5)总结的具体写作,可先议论,然后由专人写出初稿,再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔,或亲自主持讨论、起草、修改。

 
 
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