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常用公文写作之信函性文种
  来源:  学校办公室        发布日期 2010-05-06        浏览数: 阅读次数:  
 

  

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准和答复审批事项的公文。
函和请示都有请求批准的用途,函和请示的区别在于,函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间。
根据主动与被动,函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格,函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书,但公函的内容往往比较重要,涉及行使权力,故行文郑重,具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用,格式如同一般书信,不加标题,不编文号,不需存档,但亦需加盖公章。

一、公函的类别

(一)联系函
1
.商洽性函
用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例:《北京工商大学大学关于商洽×××同志调动工作事宜的函》。
2
.询答性函
用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例:《教育部科技司关于询问贯彻×××工作会议情况的函》。
(二)请批函
向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的主管部门是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位,而请求批准的只限业务事项。例:《×××学报关于申请广告许可证的函》。
(三)告知函
主动将有关信息(如问题、意见、情况)告知对方。例:《北京工商大学大学关于×××结果的函》。
二、公函的写法
(一)标题
函的标题有多种写法,一种是发文机关、事由、回复函对象、文种,如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》,这是较重要复函常用的标题。另一种是只写事由、文种,省略发文机关,如《关于请求增拨设备维修费的函》、《关于拨款举办“×××的复函》,前例为发函标题,后例为复函标题。属答复性质的函,文种均须标明复函。还有一种是省略事由的,如《××省高级人民法院函》,这种情形不多见。
(二)主送机关
顶格写机关全称或规范化简称,后标冒号。复函的主送机关即来函单位。
(三)正文函的正文包括原由、事项、结语三部分。
原由,指发出本函的原因,一般简明扼要,一两句话说明即可。例如复函的原由一般写:你单位××××××××日关于××××××的来函收悉,等等。
事项,指函的主体内容。发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项;复函则要针对来函内容,作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一,做到一函一事。不管写哪种函,事项必须清楚、具体、明确、扼要,还要求语言得体,视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份,做到多用雅语,既热情诚恳又务实直陈,有利办事。
结语,指函的结尾,一般使用公文术语,如:特此函告特此函达专此函告敬请函复请复,等等;复函多用特此函复此复,等等。尾语应根据内容、要求来拟写。
(四)落款
正文右下方署名并盖公章。


 

 

 
 
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